Dlouhodobý energetický management v obci: méně překvapení na fakturách, více klidu v provozu

Energie jsou často pro obce typický tichý výdaj. Nevypadá dramaticky, dokud se něco nepokazí. A když se pokazí, většinou to není technická závada, ale administrativní a provozní drobnost: špatně nastavená sazba, zbytečně velký jistič, přehlédnutá chyba ve fakturaci, odběrné místo, které už dávno mělo být zrušené, nebo naopak přidané do smlouvy.

Dlouhodobý energetický management je jednoduchý princip: energie se neřeší jednorázově, ale průběžně. Tak, aby obec měla přehled o odběrných místech, smlouvách, spotřebách a fakturách a aby se případné chyby nebo úspory řešily včas.

Co je dlouhodobý energetický management

Dlouhodobý energetický management je soustavná správa energií v obecním majetku. Nejde o jednu analýzu, ale o rutinu, která drží pohromadě čtyři věci:

1. Odběrná místa
   Obec má často desítky až stovky odběrných míst elektřiny, plynu a tepla, někdy i vody. Bez evidence se snadno ztratí přehled, co kde běží, co se změnilo a kdo to má na starosti.
2. Faktury a reklamace
   Faktury se průběžně kontrolují, zpracovávají a když je něco špatně, řeší se reklamace.
3. Spotřeby a odečty
   Spotřeby se sledují podle odečtů v dohodnutém intervalu. Pokud čísla nesedí, obec dostane upozornění a řeší se opatření.
4. Smlouvy a nastavení
   Hlídají se smlouvy a parametry odběrných míst, typicky distribuční sazby a velikost hlavních jističů. U změn se vyčíslí předpokládaná úspora a následně se po dohodě zajistí administrativa.

Důležité je, že energetický management není velký projekt, ale spíš servisní režim, který zajišťuje, že se v energiích dějí správné věci ve správný čas a nic zásadního neuteče.

Regina Rašnerová

ASITIS.cz, Projektová specialistka energetického hospodářství

Co se v praxi dělá: konkrétní činnosti krok za krokem

Níže je přehled činností tak, jak se typicky v energetickém managementu dělají v obcích.

1) Evidence odběrných míst

• evidence odběrných míst elektřiny, plynu, tepla (případně vody)
• průběžné doplňování změn, když se něco připojí, odpojí, přestaví nebo převede

Pro obec to znamená jednoduchý přínos: když přijde faktura nebo dotaz od dodavatele, víte okamžitě, čeho se to týká a kdo je kontaktní osoba.

2) Kontrola a zpracování faktur, reklamace

• kontrola a zpracování faktur za energie
• provádění reklamací

Přínos pro rozpočet je přímočarý: když je chyba ve fakturaci, má smysl ji zachytit včas. A přínos pro provoz je neméně důležitý: reklamace a komunikace s dodavatelem není agenda, kterou by měl starosta nebo správce majetku řešit po večerech.

3) Monitoring spotřeb podle odečtů a upozornění na nesrovnalosti

• monitoring a vyhodnocování spotřeb dle odečtů
• v případě nesrovnalostí upozornění a návrh řešení
• odečty provádí zákazník (obec) v pravidelném dohodnutém intervalu a zasílá je energetické službě

Tady se často ukáže, že největší úsporou je vůbec vědět, co se děje. Spotřeba umí vyskočit i kvůli drobnosti: změně provozu, poruše, špatně nastavenému režimu, nečekanému odběru. Když se to zachytí v řádu týdnů, řeší se to snadněji než po roce, kdy už si nikdo nepamatuje, co se v objektu změnilo.

4) Optimalizace sazeb a ověření velikosti hlavních jističů

• optimalizace distribučních sazeb
• ověření velikosti hlavních jističů (jestli údaj ve faktuře odpovídá realitě)
• vyčíslení předpokládaných úspor
• následná administrativa změn, vždy po dohodě s obcí a s ohledem na budoucí využití objektu

Tohle je typická oblast rychlých úspor, protože se často týká fixních plateb. Fixní platby bolí hlavně tam, kde je odběr nízký nebo sezónní, ale nastavení zůstalo historicky vysoké.

Optimalizace distribučních sazeb a hlavních jističů, rychlá úspora pro obecní rozpočet

• Energetika

Jan Závěšický

5) Práce s odběrnými místy při rekonstrukcích, převodech a rušení

• přidání nového odběrného místa ke stávající smlouvě
• zrušení nebo převod odběrného místa pod jiného zákazníka
• administrativní zajištění změn (sazby, jističe, přesun rozvaděče na jiné místo či parcelu)
• časté u rekonstrukcí

Tady nejčastěji utíkají peníze i nervy. Ne proto, že by někdo dělal chybu schválně. Spíše proto, že rekonstrukce má vlastní časovou osu, odbor investic řeší stavbu, ekonom řeší faktury a správce majetku řeší provoz. Energetický management je pojistka, že se na energii nezapomene uprostřed stavby.

6) Energetické poradenství pro běžný provoz a komunikace s dodavateli

• základní doporučení pro provoz (topit, větrat, svítit)
• komunikace s dodavateli, když obci přijde dopis a není jasné, co znamená
• řešení dalších požadavků okolo energií

Přínos: méně nejasností, méně “přeposílání emailů”, rychlejší řešení.

7) Evidence a kontrola smluv

• evidence a kontrola smluv za dodávku energií

Smlouvy jsou základ. Když obec neví, co má podepsané, těžko se hlídá, jestli faktury odpovídají, jestli se nemění podmínky a jestli je správně vyřešený třeba převod odběrného místa.

8) 1x ročně výroční zpráva

• 1x ročně zpracování výroční zprávy o činnosti energetického managementu
• obsahuje přehled spotřeb a nákladů za energie za daný rok
• informace o provedených úsporných opatřeních a jejich vyhodnocení

Tohle je pro vedení obce často nejpraktičtější výstup. Jedna zpráva, která shrne “co nás energie stály”, “co se změnilo” a “co nám to přineslo”.

Kde obcím typicky utíkají finance

Platí jednoduché pravidlo: nejde o to, že by obec energií plýtvala. Mnohem častěji je problém v tom, že energetika je poměrně složitá agenda a pokud se nehlídá průběžně, drobné nesrovnalosti se postupně nasčítají. V praxi tak mohou zbytečně růst náklady, aniž by si toho někdo všiml včas. Typickým příkladem je nevýhodně nastavená distribuční sazba, která ovlivňuje celkovou cenu elektřiny. V rámci energetického managementu se proto sazby průběžně prověřují a v případě potřeby optimalizují, přičemž případné změny se následně administrativně zajišťují po dohodě s obcí.

Další častou oblastí jsou naddimenzované hlavní jističe, které mohou zvyšovat fixní platby za elektřinu, aniž by to přinášelo jakýkoli reálný přínos pro provoz. V energetickém managementu se proto ověřuje, zda velikost jističe uvedená ve fakturaci odpovídá skutečným potřebám daného odběrného místa, a pokud ne, navrhne se úprava. Podobně mohou obci zbytečně unikat peníze i kvůli přehlédnutým chybám ve fakturaci. Kontrola faktur a případné reklamace jsou proto běžnou součástí správy energií. Chyba se může stát na obou stranách a důležité je ji zachytit včas, dokud je možné ji jednoduše dohledat a opravit.

Specifickou kapitolou jsou také změny v odběrných místech, které často vznikají při rekonstrukcích nebo změnách využití objektů. Přidání nového odběrného místa, jeho převod, zrušení nebo změna parametrů jsou situace, které vyžadují administrativní kroky a komunikaci s dodavatelem. Pokud se tyto změny systematicky nesledují, může se stát, že obec platí za odběrné místo nebo nastavení, které už dávno neodpovídá realitě. Právě proto je práce s odběrnými místy jednou z pravidelných činností energetického managementu.

Regina Rašnerová

ASITIS.cz, Projektová specialistka energetického hospodářství

Příklady úspor z námi zpracovaných energetických managementů (obec JMK)

Jedna adresa nemusí znamenat jedno odběrné místo
Na jednom objektu mohou být vedena dvě samostatná odběrná místa s různými jističi i rozdílnými fixními náklady. V jednom případě jsme například zjistili, že jedno odběrné místo má jistič 25 A s ročním nákladem 8 340 Kč, zatímco druhé má jistič 50 A s ročním nákladem 16 668 Kč. Právě proto je důležité mít přehled o tom, kolik odběrných míst obec skutečně má, jaké mají parametry a zda jsou opravdu potřebná. Stejně důležité je také sledovat, zda jsou využívána dlouhodobě, sezónně nebo jen dočasně.

Přehled nákladů ukáže, za co obec skutečně platí

V rámci analýzy obce v JMK jsme vyhodnotili šest odběrných míst a zjistili jsme, že jejich celková roční platba za elektřinu činí 453 380,95 Kč včetně DPH. Z této částky připadá 73 409 Kč na silovou energii a 222 167 Kč na distribuci. Výpočet tak ukázal, že významnou část celkových nákladů netvoří pouze samotná spotřeba elektřiny, ale také distribuční platby. Právě podobné přehledy pomáhají obcím lépe pochopit strukturu ceny elektřiny a ukazují, kde má smysl hledat možné úspory.

Jak nastavit energetický management v obci, aby fungoval dlouhodobě

Dlouhodobý energetický management neznamená, že obec musí dělat více práce. Naopak jeho smyslem je nastavit jednoduchý systém, ve kterém obec zajišťuje jen minimum nezbytných úkonů, například pravidelné odečty, a zbytek má jasně nastavený proces. Vedení obce nebo tajemník především určuje, že energie jsou průběžná agenda, nikoli téma, které se řeší až ve chvíli, kdy nastane problém. Zároveň určí odpovědnou osobu, která poskytuje potřebné podklady a informuje o změnách, například při rekonstrukcích, převodech majetku nebo přidání nových objektů.

Správce majetku nebo technické služby mají přehled o tom, co se v obecních objektech skutečně děje v provozu. Právě oni často jako první vědí, že se změnilo využití budovy, instalovala se nová technologie nebo se upravil provozní režim. V mnoha obcích také zajišťují pravidelné odečty spotřeb. Ekonom nebo účetní má naopak pod kontrolou faktury a platby za energie a je klíčovým článkem pro jejich dohledávání a předávání ke kontrole.

Externí partner pro energetický management pak zajišťuje samotnou správu energetických dat. Vede evidenci odběrných míst, kontroluje faktury, sleduje spotřeby, navrhuje možné úspory a hlídá případné chyby. Zároveň komunikuje s dodavateli energií, připravuje potřebné podklady a po dohodě s obcí administruje změny.

„Energetický management má v praxi velmi jednoduchý rytmus. Měsíčně probíhá kontrola faktur a případné reklamace. Průběžně, v dohodnutém intervalu, se provádějí odečty a sledují spotřeby. Jednou ročně pak vzniká výroční zpráva, která shrnuje náklady, spotřeby a vyhodnocuje dosažené úspory. Pro obec to znamená jediné: místo nárazových řešení energetiky získá klidný provoz a pravidelný přehled o svých výdajích.“

Regina Rašnerová

ASITIS.cz, Projektová specialistka energetického hospodářství

Rozšířený energetický management, když chce obec jít dál

Základní energetický management obvykle řeší rutinu okolo odběrných míst, faktur, spotřeb a nastavení. Pokud chce obec přidat další vrstvu podpory, lze navázat:

• asistencí při přípravě projektů v oblasti energetiky a úspor, účastí na stavebním dozoru
• konzultacemi projektových dokumentací
• asistencí při provozu budovy (provozní řády, nastavení zařízení, školení obsluhy)
• pomocí a konzultacemi při výběru zařízení (FVE, veřejné osvětlení, větrání, vytápění a podobně, i běžných významnějších spotřebičů)

Rozšířený management se také může blížit systému řízení energie ve stylu ISO.

Závěr: energie jako rutina, která obci přinese klid

Dlouhodobý energetický management není jednorázová akce. Je to rutina, díky které má obec kontrolu nad výdaji za energie, umí včas zachytit chyby a průběžně hledá úspory tam, kde dávají smysl.

Pokud dnes energie řešíte v momentě, když nastane problém, zkuste to otočit: nastavte jednoduchý rytmus evidence, kontroly faktur, odečtů a jedné výroční zprávy. Ulevíte lidem na úřadě a rozpočet bude předvídatelnější.

A pokud chcete, začněte zcela prakticky: dejte dohromady faktury za poslední 2 roky, aktuální smlouvy, udělejte vstupní odečty a sepište kontaktní osoby.

To je nejrychlejší cesta, jak z energií udělat zvládnutelnou, klidnou agendu.